Nedir?
İş akışı yönetimi, kurumların ne şekilde iş yaptıklarını tanımlayarak şirketlerde yer alan iş süreçlerinin elektronik ortamda yaratılması, izlenmesi ve sonuçlandırılmasını sağlar. Süreçlerin modellenmesi sayesinde doğru bilginin ve işin, doğru zamanda doğru kişiye ulaştırılmasına yardımcı olur. Daha iyi yönetilen süreçler sonucunda kayda değer kurumsal kazançlar elde edilir.
İş akış yönetim sistemi (IAYS) iş akışlarını yazılım aracılığıyla tanımlayan, yöneten ve çalıştıran bir sistemdir. IAYS, kurumsal organizasyonlarda, işlemsel veya yönetimsel süreçlerin, elle onay ve kontrol işlemlerini ortadan kaldıracak şekilde elektronik ortamda izlenmesine ve yönetilmesine imkan veren araçlar olarak tanımlanmaktadır. IAYS, bir iş sürecinin bileşenleri – katılımcılar, prosedürler, bilgi, işler/görevler ve yönetim – arasındaki ilişkileri düzenlemeye yarayan araçları kapsamaktadır ve iş ataması, gönderimi, onayı, üzerinde işlem yapılması ve sistem tarafından kontrol edilen kurallar aracılığıyla işlerin elektronik olarak yönetilmesini sağlamaktadır.
İş Akışı Yönetimi, aynı veya farklı disiplinlerdeki kullanıcıların bilgi göndermesini, iş isteğinde bulunmasını, istek sonuçlarını takip etmelerini ve yönetmelerini sağlamaktadır. İş süreçleri karmaşıklıklarına ve bağlantılı işlerin sürelerine bağlı olarak dakikalar seviyesinden günler seviyesine dek değişik yaşam döngüsüne sahip olabilmektedir. Bu tür sistemler, çeşitli bilgi teknolojisi ve iletişim altyapıları kullanılarak, lokal iş gruplarından büyük ölçekli kurumsal sistemlere dek uzanan ölçeklerde uygulanabilmektedir.
İş akış yönetiminin ölçülebilir getirileri nelerdir ?
- İş süreç verimliliği artar: Daha az iş gücü gereksinimi olduğundan daha düşük maliyatelere, akıştan elde edilen sonuçlar arttığından daha az zamana gereksinim olmaktadır.
- Süreçler standart yapıya kavuşur
- Süreçlerin otomasyonu doğası gereği her katılımcısına standart hizmet sunduğundan ve söz konusu hizmeti daha hızlı olarak sunabildiğinden hizmetin kalitesini arttırmaktadır. Örneğin, bankacılık sistemlerinde kullanıcıların kredi istemlerine yönelik hizmetlerde bu kolaylıkla fark edilecektedir.
- Katılımcılara herhangi aracıya gerek kalmadan ilgili oldukları vaka hakkında bilginin doğrudan ulaşabilmesi
- İşlerin tanımlı kurallara bağlı olarak katılımcılara otomatik atanması/li>
- İşlerin iş akış sırasına uygun olarak atanması
- Süreç izleme işleminin otomatik hale getirilmesi